Rendez-vous B2B - Comment ça marche ?

Un événement de réseautage est une façon rapide et facile de rencontrer d’éventuels partenaires de coopération lors de rendez-vous en tête-à-tête. 20 minutes passent vite mais c’est suffisant pour nouer les premiers contacts avant que la cloche ne sonne et que la prochaine discussion ne démarre.

1) Inscription en ligne

• Inscrivez-vous en cliquant sur le bouton vert « S’inscrire maintenant »
• Ajoutez les coordonnées de l’établissement comme demandé en français.
  
• Composez votre propre programme de l’événement en ajoutant les présentations et ateliers de votre choix
• Les personnes intéressées par des entretiens en tête-à-tête DOIVENT sélectionner au moins une session de réseautage

Vous êtes intéressé.e par de nouvelles relations d’affaires et souhaitez des rencontres en tête-à-tête ? Nous vous invitons à lire les informations complémentaires données ci-dessous.

2) Se rendre visible grâce à un profil entrepreneurial remarquable

PROFIL DE L’ENTREPRISE

Saisissez cette opportunité et présentez votre entreprise en publiant un profil clair. Plus il y aura d’informations détaillées telles que l’histoire de l’entreprise, les offres et intérêts commerciaux que vous proposez, plus vous tirerez profit de l’outil de rapprochement par visioconférence. Votre profil de coopération est votre carte de visite en ligne.

DÉROULEMENT

• Expliquez le produit/projet/technologie/expertise que vous offrez ou que vous recherchez
• Spécifiez le type de partenaire que vous recherchez
• Les organisateurs de l’événement feront une vaste promotion des profils publiés
• Les profils de qualité sont vus 50 à 100 fois avant, pendant et même après l’événement
• Un profil pertinent générera sensiblement plus de demandes de rencontres

3) Comment mener des rendez-vous B2B ?

La réservation des rendez-vous est ouverte du 08 décembre 2020 jusqu'au 28 janvier 2021.

PLANIFIER DES RENDEZ-VOUS

• Parcourez la liste des participants ou passez en revue les profils de marché
• Utilisez les filtres optionnels pour trouver facilement ceux qui correspondent à vos objectifs
• Envoyez des demandes de rencontre aux entreprises/personnes que vous voulez rencontrer
• Ajouter une explication courte indiquant pour quelle raison vous êtes intéressé.e par une rencontre augmentera les chances d’acceptation
• Habituellement les demandes de rencontre doivent être confirmées par les destinataires pour être programmées
• Généralement, la date et l’heure d’une rencontre sont programmées par la personne acceptant la demande de rencontre en prenant en compte les disponibilités mutuelles.
• Consultez chaque demande de rencontre dès réception et acceptez-la ou refusez-la si elle ne convient pas. C’est une question de politesse de faire savoir au demandeur si vous êtes intéressés ou non par une rencontre.

CERTAINS PARTICIPANTS NE PEUVENT PAS ETRE RÉSERVÉS. POURQUOI ?

Les participants disponibles pour les demandes de rencontre sont indiqués par un bouton vert « Disponible », sinon :

• Vous ne vous êtes peut-être pas inscrit.e aux rencontres en tête-à-tête
  Veuillez vous rendre disponible pour la session de réseautage en tête-à-tête via l’Agenda / l’Agenda de l’événement (ou « Ma participation » pour les événements utilisant encore une ancienne version)

4) Peu de temps avant et pendant l’événement 

PEU DE TEMPS AVANT L’ÉVÉNEMENT

• Dans votre profil, vous pouvez voir la date/l’heure de vos rencontres via le Menu « Rencontres » à tout moment
• Vérifiez toutes vos demandes de rencontre en attente et pensez à les accepter ou les refuser
• Téléchargez l’Application mobile « b2match » (iOS/Android) pour
  * accédez à votre programme de rencontres sur votre téléphone portable
  * vous serez informé.e des changements de dernière minute (réservations, annulations)
  * organisez des rencontres supplémentaires au cours de l’événement (envoyer/recevoir/confirmer les demandes)

AVANT L’ÉVÉNEMENT – PRÉPARATION TECHNIQUE  

• Utilisez un ordinateur de bureau ou portable sur lequel la webcam et le micro sont tous deux installés
  * Vérifiez la qualité de votre audio, l’utilisation d’écouteurs est fortement recommandée
  * Utilisez une bonne webcam afin d’améliorer la qualité de l’image
• Les rencontres par visioconférence NE PEUVENT PAS s’effectuer via l’application mobile b2match
• Vérifiez votre fuseau horaire
  Connectez-vous et sélectionnez « Modifier mon profil » pour vérifier votre sélection actuelle de fuseau horaire. Si ce n’est pas le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez lors des rencontres, veuillez le modifier en fonction.
• Utilisez de préférence les navigateurs Mozilla Firefox, Google Chrome ou Opera
• Le navigateur Internet Edge ne fonctionne que pour la Version IDs 80+ (édition Chrome)
• Afin de vérifier que tout est paramétré correctement, veuillez consulter vos « Rencontres » et cliquez sur le bouton vert de la caméra « La rencontre commence dans… » - cela affichera la fonction de visioconférence de votre navigateur. Vous devriez pouvoir vous voir !

PENDANT L’ÉVÉNEMENT EN LIGNE

• Vérifiez à nouveau la dernière version de votre programme de rencontres au moyen de la plateforme. Il pourrait avoir légèrement changé à cause de modifications de dernière minute.
• Respectez le temps des autres participants et présentez-vous à toutes vos rencontres.
• Interrompez votre visioconférence dans le temps imparti.
  Veuillez interrompre l’appel en temps voulu étant donné que vous ou votre partenaire de rencontre pourriez avoir une rencontre à suivre juste après. Une horloge indique le temps restant.
  
• En cas de circonstance imprévue vous empêchant de participer à la rencontre, veuillez annuler vos rencontres au moyen de la plateforme. Ainsi l’autre participant sera averti.

FAQ

Comment faire pour rejoindre une rencontre programmée ?

• Vous pouvez rejoindre votre rencontre programmée grâce au Menu « Rencontres » dans le coin supérieur droit.
• Cliquez sur le bouton vert « Commencer la rencontre » à côté de vos rencontres pour rejoindre la visioconférence en tête-à-tête

Quelles options sont à ma disposition si le partenaire de la rencontre ne se présente pas dans les temps ?

• Petit rappel de participation à la visioconférence
  Envoyez un message (ou appelez) et prévenez votre partenaire de rencontre afin qu’il rejoigne la visioconférence manquée.
  Cela peut bien fonctionner s’il reste suffisamment de temps (par exemple + de 15 min) pour cette rencontre programmée.
• Reprogrammez la rencontre
  Si votre partenaire de rencontre ne réagit pas immédiatement suite au rappel comme indiqué ci-dessus, vous devriez reprogrammer et reporter la rencontre d’une ou deux heures.
• Si une rencontre ne peut pas se tenir à la date précise de l’événement, veuillez utiliser le système de messagerie instantanée (ouvrir le profil des partenaires de la rencontre) afin de programmer un appel ou une visioconférence hors de cette plateforme

Que faire si ma caméra ou mon micro ne fonctionne pas ?

• Veuillez vérifier que votre navigateur ne bloque pas l’utilisation de votre caméra / micro pour des raisons de sécurité.
  Faites-le en passant un appel vidéo avec des collègues à l’aide d’un autre outil (Google Meet, Zoom, ...)
• En fonction des paramètres de votre navigateur, il est possible qu’on vous demande de confirmer l’activation de la caméra / du micro via une boîte de dialogue.
• Comment permettre l’utilisation du micro / de la caméra dans votre navigateur ?
  * Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/2693767
  * Firefox : https://support.mozilla.org/en-US/kb/how-manage-your-camera-and-microphone-permissions
  * Opera : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences
  
• Si aucune des solutions précédentes ne fonctionne, envisagez de changer d’appareil pour participer aux rencontres.